Colaboradores produtivos, engajados e alinhados à estratégia do negócio são o grande desejo dos departamentos de Gestão de Pessoas e também o grande desafio dos líderes de equipes nas empresas do mundo todo. Conseguir transformar expectativas em acordos de trabalho, entusiasmo em metas e planos em ações, são alguns exemplos das preocupações dos gestores que se ocupam com a plena contribuição de seus times e estão atentos ao desenvolvimento sadio do negócio do qual fazem parte. Segundo esse raciocínio, avaliar o desempenho das equipes da empresa é ter em mãos uma ferramenta importantíssima, que irá listar os principais gaps entre o que é esperado e o que realmente é entregue por cada colaborador, facilitando assim o desenho dos planos e as ações para obter os resultados que farão a diferença estratégica, levando equipes conformadas a serem verdadeiros agentes de transformação, no mais real sentido da palavra. 

 Existem diversas maneiras de se avaliar o desempenho dos colaboradores de uma empresa, e também, inúmeras medidas a serem utilizadas para a construção de parâmetros de comparação. Apresentaremos nesse post o modelo utilizado em nossa consultoria, baseado na gestão por competências, presente também na nossa plataforma online de avaliação de desempenho, o Ship Competency. Caso você tenha dúvidas sobre o que é a gestão por competências, sugerimos a leitura do post O que é um Modelo de Gestão por Competências, no Blog do Ship. Vamos agora aos passos para estruturar uma avaliação de desempenho com base na gestão por competências em sua empresa:

1. Conheça e entenda os objetivos estratégicos da organização

Antes de investir na atividade de avaliar o desempenho de sua equipe, tenha em mente o que sua empresa realmente está buscando, ou seja, quais objetivos estratégicos guiam o trabalho das áreas. Converse com outros gestores e busque entender quais comportamentos das equipes ajudariam na conquista dos objetivos almejados. Você poderá concluir, por exemplo, que sua empresa tem como objetivo a melhoria na satisfação geral do cliente, e, por esse motivo, é bastante importante que as equipes tenha foco no cliente. Ou então que há foco em redução de custos, e por isso o planejamento é fundamental em todas as áreas. E assim por adiante.

2. Escolha as competências que mais se alinham à estratégia

Depois de entender os objetivos estratégicos da sua empresa, você já está pronto para o próximo passo, que é fazer um link entre o que sua empresa precisa construir e as ferramentas necessárias. Essa analogia nos ajuda a compreender a importância das competências. Para escolher as competências que mais se alinham aos objetivos estratégicos, você pode partir de uma lista ou escrever a sua própria. Em nossa consultoria sugerimos uma lista inicial de 13 competências, derivadas em comportamentos observáveis e mensuráveis. São elas: Comunicação, Criatividade e Inovação, Iniciativa, Gestão de Mudanças, Foco no resultado, Foco no Cliente, Planejamento, Visão Sistêmica, Liderança, Trabalho em Equipe, Negociação e Relacionamento Interpessoal. Para saber mais sobre a escolha das competências essenciais, clique aqui.

3. Comunique a equipe sobre o que será realizado

O sucesso de um projeto está totalmente atrelado à sua estratégia de comunicação. E em uma iniciativa de avaliação de desempenho acontece da mesma forma. Para que a equipe participe ativamente, respondendo questionários com veracidade, criando planos de melhoria efetivos e também para que os líderes sejam os grandes impulsionadores desse movimento, é preciso que as pessoas se sintam parte do projeto. É fundamental que as equipes entendam o propósito da avaliação e os benefícios que esse mapeamento poderá trazer para sua carreira e para a estratégia empresarial.

4. Transforme expectativas em perguntas, nos questionários de avaliação

Uma forma de tornar tangíveis as expectativas da alta gestão e dos líderes, com relação às competências dos colaboradores, é olhar para cada competência como um conjunto de comportamentos e avaliar o quanto esses comportamentos estão presentes no dia-a-dia de cada colaborador avaliado. Veja esse exemplo para a competência Comunicação, e sua representação a partir de comportamentos na plataforma Ship Competency:

O passo seguinte, na elaboração dos questionários, é escolher comportamentos de cada uma das competências definidas previamente. Em nossa consultoria, sugerimos que os questionários sejam montados para cada time de trabalho, e, sendo assim, as competências são compartilhadas por todos os colaboradores da empresa mas se manifestam de maneira diferente em cada time. Veja um exemplo de questionário de avaliação presente em nossa plataforma online, formado por 20 questões, que ilustram 4 comportamentos de cada uma das 5 competências essenciais à empresa:

Em nossa consultoria, sugerimos como método de coleta de respostas uma escala de medição que vai de "Nunca" a "Sempre" para a percepção dos comportamentos desejados, conforme exemplo a seguir:

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5. Defina quem serão os avaliados e avaliadores

O próximo passo na montagem de sua avaliação de desempenho, é planejar quem estará envolvido no processo de avaliação, como avaliado e como avaliador. A escolha dos envolvidos no processo avaliativo é muito importante para a qualidade do resultado final. Você poderá optar por uma avaliação estilo 360 graus, ou seja, todos avaliam todos, ou prlo estilo de auto-avaliação, na qual o próprio colaborador se avalia, ou uma avaliação entre líder e liderado... Em nossa consultoria e ferramenta online, sugerimos e adotamos o seguinte modelo:

• O próprio colaborador sempre se avalia e é sempre avaliado por seu líder direto, que é capaz de fazer observações sobre seus comportamentos no cotidiano. Adicionamente, podem ser convidados avaliadores externos, consultores associados, outros membros da equipe... desde que se entenda que essas pessoas realmente contribuirão para o desenvolvimento do avaliado.

6. Defina qual será a “janela de avaliação”

A janela de avaliação ou Ciclo de Avaliação, como denominamos em nossa plataforma, compreende o período de planejamento da avaliação (montagem dos questionários, seleção de avaliados e avaliadores...) até a entrega dos planos de melhoria de cada colaborador. A duração do ciclo de avaliação é muito importante, pois ajuda a organizar a empresa a alocar horários para realizar as diversas atividades necessárias para avaliar o desempenho de cada equipe.

7. Defina qual será a frequência das avaliações de desempenho

Para ajudar na estratégia de comunicação e organização do tempo na organização, o responsável pelo projeto de avaliação de desempenho pode definir uma frequência de aplicação. Nossa consultoria sugere como frequência ideal a trimestral, mas cada empresa precisa sentir-se à vontade para definir a frequência que mais se aplica à sua realidade.

8. Escolha um método para aplicar questionários e coletar as respostas

A aplicação dos questionários de avaliação pode ser feita em papel, com a ajuda de um software ou da maneira que sua empresa desejar. Para nossa consultoria, um ponto crítico é não fazer da avaliação uma ferramenta de confronto, ou seja, manter o sigilo sobre as respostas e exibir somente a versão compilada das respostas. Fazemos dessa forma para não desviar o foco da transformação para desconfortos ou questões pessoais.

9. Compile as respostas para obter o desempenho em cada competência

O processo de compilação das respostas acontece para que seja possível disponibilizar o resultado da manifestação de determinada competência para cada colaborador. Isso é possível a partir das médias das respostas dadas pelo próprio colaborador e seus avaliadores, aos questionários de avaliação propostos. Veja um exemplo de como é apresentada a compilação dos resultados de uma avaliação de desempenho no Ship:

É possível saber também qual foi a pontuação para cada comportamento associado, como nos exemplos que seguem:

10. Não se esqueça dos Planos de Melhoria de cada colaborador

Todo o trabalho desenvolvido para avaliar o desempenho da equipe não terá sentido se não for seguido por planos de ações, desenvolvidos de acordo com as necessidades e gaps de cada colaborador. Esses planos de melhoria também são chamados de Planos de Desenvolvimento Individuais, ou PDIs. Os PDIs deverão representar o planejamento das ações propostas, pelo próprio colaborador, para melhorar aspectos de seus comportamentos que não estejam alinhados com o que seu líder e corpo estratégico da empresa esperam. É possível estruturar os PDIs a partir de métodos amplamente conhecidos, como 5w2h, que visa organizar o plano de ação de acordo com perguntas essenciais como: o que será feito, quando será feito, como e porquê... Em nossa plataforma, oferecemos um template para que o colaborador possa sugerir seus planos de ação e validar com seu líder. Os planos de ação devem refletir ações concretas, verificáveis e passíveis de medição, e o líder precisa estimular o colaborador a refletir sobre o que foi proposto, pois aquele plano pode ser a diferença entre um colaborador médio, e um destaque, a partir da percepção dos gaps e da atuação sobre eles.

11. Planeje o momento feedback

O momento do feedback entre líder e liderado para discutir os planos de ação propostos é tão importante quanto o restante do processo de avaliação, pois é nele que se faz o fechamento do ciclo e formalizam-se os novos acordos, que podem envolver, inclusive, metas e objetivos a serem cumpridos pelos colaboradores em tempos acordados com seus líderes. Por isso é importante que o líder acompanhe o desenvolvimento do PDI de cada um de seus liderados e esteja atento às evidências de concretização dos PDIs entregues por cada um. Passando por esses passos, com certeza sua avaliação de desempenho estará bem estruturada, alinhada aos desejos dos diretores de sua empresa e fazendo sentido para os líderes e colaboradores participantes. Para mais dicas e artigos sobre como avaliar o desempenho de sua equipe e manter constante o processo evolutivo em sua empresa, fique atento ao Blog do Ship!